Sie wählen einen Termin. Fürs Erstgespräch ist keine Vorbereitung nötig.
So läuft es nach dem Pilot. Beispiel mit erfundenen Daten
Im Pilot richten wir die ganze Kette für Sie ein: Meldung aufnehmen, Handwerker aus Ihrer Liste anfragen, bei Absage oder Schweigen den nächsten, Termin mit dem Mieter, Mieter informieren, erledigt mit Foto. Für WEG- und Mietverwaltungen ab etwa 800 Einheiten.
„Ich bin bei jedem Erstgespräch dabei.“Christian Marvin Müller, Vertrieb und Projekte
Sie haben schon ein Mieterportal oder eine Telefon-KI? Wir bauen darauf auf. Unser Kern ist, was danach kommt: Nachrücken, wenn ein Handwerker schweigt, und der Termin mit dem Mieter.
Quelle: VDIV-Branchenbarometer 2026. 62,1 Prozent der Befragten beschreiben ihre Verwaltung als überlastet. Mehr als die Hälfte der Verwaltungen, die 2025 Personal suchten, konnte nicht alle offenen Stellen besetzen.
Ein Mieter meldet einen Schaden. Danach telefoniert Ihr Team Handwerkern hinterher, sucht einen Termin mit dem Mieter und beantwortet die Frage „Wann kommt jemand?“. Diese Kette nehmen wir Ihrem Team ab, ohne dass jemand ein neues Programm lernen muss.
„Wann kommt jemand?“
„Wann kommt jemand?“
„Wann kommt jemand?“
Beispielhafte Darstellung
Mit Foto, Ort und Dringlichkeit. Bietet Ihr Programm eine Schnittstelle, binden wir es im Pilot an, und die Meldung liegt dort als Ticket. Sonst bekommt Ihr Team die fertige Meldung per Mail.
Nach Ihrer Freigabe. Im Pilot legen wir mit Ihnen die Regel fest, nach der automatisch der nächste aus Ihrer Liste angefragt wird, wenn der erste absagt oder sich nicht meldet.
Die Nachrichten an Mieter richten wir im Pilot nach Ihren Vorlagen ein, er bekommt jeden neuen Stand. Im Betrieb bekommen Sie jeden Monat einen Bericht über erledigte Vorgänge und die Minuten Ihres Teams je Meldung, verglichen mit der Messwoche.
Kostenlos, per Video, mit Christian. Sie wählen einen Termin. Fürs Erstgespräch ist keine Vorbereitung nötig.
Beispiel: Wasserschaden in WE 4
Handwerker B bestätigt: Donnerstag, 10 Uhr
Mieterin informiert, Erinnerung am Vortag
Handwerker meldet „erledigt“, mit Foto
Beispielhafte Darstellung
Eine Woche lang halten wir jede Schadensmeldung mit Zeitstempel fest. Wenn Sie zustimmen, werten wir dazu die schriftlichen Meldungen der letzten drei Monate aus. Danach wissen Sie, wie viel Zeit Ihr Team wirklich mit Schadensmeldungen verbringt und ob sich ein Pilot lohnt.
| Gemessen | Wert |
|---|---|
| Meldungen pro Woche nach KanalLive-Woche | 28Telefon 14, Mail 9, WhatsApp 5 |
| Zeit bis zum HandwerkerterminRückblick | 4,5 Werktageim Schnitt, die längste Meldung 11 Werktage |
| Rückfragen von MieternLive-Woche | 19in der Woche, vor allem „Wann kommt jemand?“ |
| Handwerker musste nachrückenLive-Woche | 6 von 28Meldungen, weil der erste absagte oder schwieg |
| Antwortzeit der HandwerkerRückblick | 26 Stundenim Schnitt bis zur Zusage oder Absage |
| Minuten Ihres Teams je MeldungLive-Woche | 38 MinutenTelefonate, Mails und Nachfragen zusammen |
Rückblick: schriftliche Meldungen der letzten drei Monate. Live-Woche: die Woche, in der wir messen, mit Anrufen und Strichliste.
Ergebnis im Beispiel: rund 77 Stunden im Monat für Schadensmeldungen. Die vorab vereinbarte Schwelle lag bei 20 Stunden, ein Pilot lohnt sich.
Noch keine Hausverwaltung? Stimmt. Diese Projekte zeigen, wie wir Abläufe bauen und messen, und genau so gehen wir bei Ihren Schadensmeldungen vor.
Den runden Griff ziehen oder oben wählen.
Minuten und Häufigkeit nennt der Kunde, sie sind keine unabhängige Messung. Gezählt ist jeweils der vorsichtige Wert. Die Läufe sind im Betrieb belegt. Nicht eingerechnet sind von uns behobene eigene Fehler und die Wirkung der Mahnungen auf Zahlungseingänge. Stand der Zahlen: 29.10.2026.
8 Std.Büroarbeit pro Woche, die vorher von Hand lief, mindestens. Heute erledigen das Bestellungen, Zahlungserinnerungen und Lager-Alarm automatisch.
„Wir werden jetzt rechtzeitig gewarnt, weil kritische Lagerbestände rechtzeitig aufploppen und wir nicht mehr auf Null gehen.“
Sezer, Gymroom und Wheyster
Alarm, sobald ein Wert eine Schwelle reißt. Bei Ihnen im Pilot: der nächste Handwerker, sobald die Frist abläuft.
3Systeme in Betrieb: WhatsApp-Support mit Wissensbasis, automatische Check-ins und zwei umgezogene Coaching-Bots.
„Für uns ist Apex ein verlässlicher Partner, wenn es darum geht, KI- und Automationslösungen praktisch in bestehende Prozesse zu integrieren.“
Dr. Marc Reinbach, Intumind GmbH
„Der Hub steht, der Bot ist sauber angelegt und unser Team hat bestätigt, dass alles passt und rundläuft.“
Dr. Marc Reinbach, Intumind GmbH
WhatsApp-Support mit Wissensbasis. Bei Ihnen im Pilot: Meldungen über die Wege, die Ihre Mieter schon nutzen, Antworten nach Ihren Vorlagen. WhatsApp mit Foto kommt dazu, wenn Sie es wollen.
Kundennamen nennen wir nur mit schriftlicher Freigabe. Die Stunden bei Wheyster nennt der Kunde, die Läufe sind im Betrieb belegt. Die ganze Rechnung steht auf der Projektseite.
30 Minuten, kostenlos, per Video. Wir klären, wie Schadensmeldungen bei Ihnen heute laufen und wo Ihr Team Zeit verliert.
Eine Woche. Wir messen Ihre Schadensmeldungen: Zeit bis zum Handwerkertermin, Rückfragen von Mietern, wie oft ein anderer Handwerker nachrücken muss, Minuten Ihres Teams je Meldung. Wenn Sie zustimmen, werten wir dazu die schriftlichen Meldungen der letzten drei Monate aus. Vorab legen wir schriftlich fest, wie wir rechnen und welche Schwelle gilt. Den Bericht bekommen Sie mit allen Einzelwerten, sodass Sie jede Zahl nachprüfen können. Liegt Ihr Wert unter der Schwelle, zahlen wir die 1.500 € netto zurück. Beauftragen Sie binnen 60 Tagen den Pilot, rechnen wir die 1.500 € voll auf den Pilot an.
Mit Pflichtenheft und Abnahme. Wir richten Aufnahme und Handwerkerkette ein und betreiben sie mit Ihren echten Meldungen. Wir planen 8 Wochen Pilot bis zur Abnahme. Erste echte Meldungen laufen nach etwa vier Wochen durch, wenn Handwerkerliste und Regeln bis Ende der ersten Pilotwoche vorliegen. Eine Anbindung an Ihr Verwalterprogramm kommt dazu, sobald der Hersteller den Zugang freigibt. Danach übernehmen wir Betrieb und Betreuung.
Leistungen und Ablauf im Detail
Kostenlos, per Video, mit Christian. Sie wählen einen Termin. Fürs Erstgespräch ist keine Vorbereitung nötig.
Datenschutz. Ihre Daten speichern wir in der EU. Welche Dienste beteiligt sind und wo sie verarbeiten, steht in der Liste zum AVV, die Sie vor dem ersten Fall bekommen. Bei WhatsApp verarbeitet Meta Nachrichten auch außerhalb der EU, das sagen wir Ihnen vorher. Kein eingesetzter KI-Dienst trainiert mit Ihren Meldungen. Sicherheit im Detail
Vor dem ersten Fall, mit offen gelegter Liste der beteiligten Dienste.
Aufträge an Handwerker gehen nur nach Klick Ihres Teams oder nach Ihrer schriftlichen Regel raus. Statusnachrichten an Mieter laufen nach den Vorlagen, die Sie vorab freigegeben haben.
Schriftlich vorab, was „fertig“ heißt. Gemessen vorher und nachher, mit Ihren eigenen Zahlen. Fehler, die vom abgenommenen Pflichtenheft abweichen, beheben wir ohne Aufpreis. Wie lange das nach der Abnahme gilt, steht im Pilotvertrag, den Sie vor dem Pilot schriftlich bekommen. Im Betrieb gehört das Beheben von Fehlern zur Monatspauschale.
Umfang und Preis schriftlich vorab, Server- und KI-Kosten offen ausgewiesen.
Die Messwoche kostet 1.500 € netto. Beauftragen Sie binnen 60 Tagen den Pilot, rechnen wir die 1.500 € voll auf den Pilot an. Den Preis für Pilot und Betrieb legen wir nach der Messwoche fest, schriftlich und vorab.
Nein. Wir arbeiten daneben. Bietet Ihr Programm eine Schnittstelle, binden wir es im Pilot an, dann landen die Tickets dort.
Welche Programme sich direkt anbinden lassen, hängt vom Hersteller ab. Wo es keine Schnittstelle gibt, bekommt Ihr Team die fertige Meldung per Mail.
Nein. Mieter melden wie gewohnt. Im Pilot binden wir die Wege an, die Ihre Mieter heute nutzen, zuerst Telefon und Mail. WhatsApp kommt dazu, wenn Sie es wollen.
Ihr Team per Klick oder Ihre schriftliche Regel. Wir fragen nur Handwerker aus Ihrer Liste an.
Am Telefon wählt der Mieter „Notfall“ und landet direkt bei Ihrer Bereitschaft, das stellt Ihr Telefonanbieter ein. Für Mail und WhatsApp legen wir im Pilot mit Ihnen fest, wie Notfälle erkannt und an Ihre Bereitschaft gegeben werden.
Im Betrieb überwachen wir die Kette, bei einer Störung schlägt bei uns ein Alarm an. Fehler, die vom abgenommenen Pflichtenheft abweichen, beheben wir ohne Aufpreis. Wie lange das nach der Abnahme gilt, steht im Pilotvertrag, den Sie vor dem Pilot schriftlich bekommen. Im Betrieb gehört das Beheben von Fehlern zur Monatspauschale. Die Haftung regelt der Pilotvertrag schriftlich.
Nach der Messwoche entscheiden Sie frei, ob Sie den Pilot beauftragen. Laufzeit, Kündigung und was mit Ihren Daten passiert, stehen im Pilotvertrag, den Sie vor dem Pilot schriftlich bekommen. Für die Messwoche regelt das der AVV, den wir vorher schließen.
Zeitpunkte von Meldung und Zusage lesen wir aus Ihrem Postfach. Telefonate und Minuten Ihres Teams erfasst Ihr Team in der Woche mit einer kurzen Strichliste, die wir vorbereiten. Für den Rückblick schicken Sie uns einen Export aus Ihrem Verwalterprogramm oder geben uns nur die Schadensmails der letzten drei Monate frei. Den Aufwand dafür nennen wir Ihnen vorab.
Ihre Daten speichern wir in der EU. Welche Dienste beteiligt sind und wo sie verarbeiten, steht in der Liste zum AVV, die Sie vor dem ersten Fall bekommen. Bei WhatsApp verarbeitet Meta Nachrichten auch außerhalb der EU, das sagen wir Ihnen vorher. Fotos nutzen wir nur für den Vorgang, also für die Anfrage an den Handwerker und den Nachweis „erledigt“. Mieter bitten wir, keine Personen zu fotografieren.
Christian leitet bei Apex den Vertrieb und die Projekte. Er ist bei jedem Erstgespräch dabei und begleitet jedes Projekt bis zum laufenden Betrieb.
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Im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten, per Video) klären wir, wie Schadensmeldungen bei Ihnen heute laufen und ob sich eine Messwoche für Sie lohnt.
Kostenlos, per Video, mit Christian. Sie wählen einen Termin. Fürs Erstgespräch ist keine Vorbereitung nötig.
„Ich bin bei jedem Erstgespräch dabei.“Christian Marvin Müller, Vertrieb und Projekte
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