Vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb.
Wir messen zuerst, wo Ihr Team Zeit verliert. Gebaut wird nur, was sich rechnet, und nur nach Ihrer Freigabe.
Die vier Stufen der Zusammenarbeit
Erstgespräch
- Wie Schadensmeldungen bei Ihnen heute laufen
- Wo Ihr Team dabei Zeit verliert
- Passt Apex zu Ihrer Verwaltung?
Messwoche
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung
- Eine Woche Ihre Schadensmeldungen gemessen
- Rückblick auf die schriftlichen Meldungen der letzten drei Monate, wenn Sie zustimmen
- Zeit bis zum Handwerkertermin, Rückfragen, Nachrücken
- Minuten Ihres Teams je Meldung
- Bericht mit Ihren Vorher-Werten, Go oder No-Go
Pilot Schadensmeldung
- Aufnahme und Handwerkerkette bis zur Erledigung
- Pflichtenheft von Ihnen freigegeben
- Erste echte Meldungen nach etwa vier Wochen, wenn Handwerkerliste und Regeln bis Ende der ersten Pilotwoche vorliegen
- Messung vorher und nachher
- Abnahme mit Protokoll
Betrieb und Betreuung
- Überwachung des Ablaufs
- Monatsbericht mit gemessener Quote, Form entsteht gemeinsam mit Ihnen
- Bis 2 Std. Anpassung im Monat
Nach der Abnahme läuft der Betrieb. Wir betreiben und überwachen den Ablauf.
So läuft ein Projekt. Eine Woche messen, dann 8 Wochen Pilot.
Wir planen 8 Wochen Pilot bis zur Abnahme. Erste echte Meldungen laufen nach etwa vier Wochen durch, wenn Handwerkerliste und Regeln bis Ende der ersten Pilotwoche vorliegen. Eine Anbindung an Ihr Verwalterprogramm kommt dazu, sobald der Hersteller den Zugang freigibt. Nach der Abnahme läuft der Betrieb. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung und die schriftliche Schwelle für die Messwoche bekommen Sie vor der Messwoche. Umfang, Preis und die übrigen Bedingungen für Pilot und Betrieb legen wir danach schriftlich fest.
Was wir Ihnen vorab schriftlich zusagen.
Vor dem ersten Fall, mit offen gelegter Liste der beteiligten Dienste.
Aufträge an Handwerker gehen nur nach Klick Ihres Teams oder nach Ihrer schriftlichen Regel raus. Statusnachrichten an Mieter laufen nach den Vorlagen, die Sie vorab freigegeben haben.
Im Pilot richten wir ein Protokoll ein, in dem jeder Schritt der Kette mit Uhrzeit steht. So lassen sich Fehler nachverfolgen.
Kein eingesetzter KI-Dienst trainiert mit Ihren Meldungen. Das steht in den Verträgen mit den Diensten, die wir Ihnen vor dem ersten Fall offenlegen.
Schriftlich vorab, was „fertig“ heißt. Gemessen vorher und nachher, mit Ihren eigenen Zahlen. Fehler, die vom abgenommenen Pflichtenheft abweichen, beheben wir ohne Aufpreis. Wie lange das nach der Abnahme gilt, steht im Pilotvertrag, den Sie vor dem Pilot schriftlich bekommen. Im Betrieb gehört das Beheben von Fehlern zur Monatspauschale.
Umfang und Preis schriftlich vorab, Server- und KI-Kosten offen ausgewiesen.
Häufige Fragen
Ersetzt Apex unser Verwalterprogramm?
Nein. Ihr Programm bleibt das führende System. Wir arbeiten daneben und übernehmen die Kette von der Meldung bis zum Handwerkertermin.
Was passiert, wenn eine Meldung falsch verstanden wird?
Aufträge an Handwerker gehen nur nach Klick Ihres Teams oder nach Ihrer schriftlichen Regel raus, Mieternachrichten nur nach Ihren freigegebenen Vorlagen. Ist eine Meldung unklar, fragen wir beim Mieter nach oder geben sie an Ihr Team, statt zu raten.
Wofür braucht es die Freigabe Ihres Teams?
Für jeden Auftrag an einen Handwerker, außer Sie legen schriftlich eine Regel fest, etwa je Gewerk und Betrag. Der Auftrag liegt fertig vorbereitet bereit, ein Klick genügt.
Wie lange dauert ein Pilot?
Wir planen 8 Wochen Pilot bis zur Abnahme. Erste echte Meldungen laufen nach etwa vier Wochen durch, wenn Handwerkerliste und Regeln bis Ende der ersten Pilotwoche vorliegen. Eine Anbindung an Ihr Verwalterprogramm kommt dazu, sobald der Hersteller den Zugang freigibt. Nach der Abnahme läuft der Betrieb.
Wie steht es um den Datenschutz?
Vor dem ersten Zugriff schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Welche Dienste beteiligt sind, legen wir offen.
Lohnt sich das für kleine Verwaltungen?
Den Pilot bieten wir Verwaltungen ab etwa 800 Einheiten an. Kleinere Anfragen lesen wir trotzdem und sagen Ihnen offen, ob eine Messwoche für Sie passt.