Wheyster.deBei Wheyster.de laufen Bestellungen, Zahlungserinnerungen und Lager-Alarm automatisch, mit Apex
Überblick
Großhandel und Onlineshop für Sportnahrung aus Hamburg
Wheyster.de beliefert als Großhändler unter anderem Fitnessstudios mit Sportnahrung. Gymroom ist der Onlineshop für Endkunden. Rechnungen, Bestellungen und Lager laufen über dasselbe Shopsystem.
Apex automatisiert dort die Abläufe, die vorher jede Woche Stunden gekostet haben.
Vorher mindestens 8 Stunden Büroarbeit pro Woche. Heute erledigt das die Automatik.
Den runden Griff ziehen oder oben wählen.
Minuten und Häufigkeit nennt der Kunde, sie sind keine unabhängige Messung. Gezählt ist jeweils der vorsichtige Wert. Die Läufe sind im Betrieb belegt. Nicht eingerechnet sind von uns behobene eigene Fehler und die Wirkung der Mahnungen auf Zahlungseingänge. Stand der Zahlen: 29.10.2026. Dieselbe Art Arbeit gibt es in jeder Verwaltung: Mahnwesen, Rechnungen, Posteingang.
Vorher
Viel Handarbeit, offene Außenstände
„Bei uns lief extrem viel manuell. Das Mahnwesen lief nicht, die Buchhaltung lief nicht, offene Außenstände, und das hat uns extreme Probleme bereitet“, sagt Sezer.
Rechnungen wurden einzeln verschickt, säumige Kunden einzeln angeschrieben. Ob ein Artikel knapp wird, fiel oft erst auf, wenn er fehlte.
Deshalb hat Wheyster.de Apex geholt.
Mit Apex
Zahlungserinnerungen nur, wo wirklich etwas offen ist
Zahlungserinnerungen gehen automatisch und nur an Rechnungen, die wirklich offen sind. In der geprüften Woche waren es 106, jede mit richtigem Betrag, richtiger Nummer und richtigem Datum. Das neue mehrstufige Mahnwesen läuft seit Oktober im Probebetrieb.
„Vor Apex haben wir mehrere Stunden damit verbracht, Kunden anzumahnen, dass sie ihren Zahlungen nachkommen. Das haben wir jetzt mit der Automatisierung wesentlich verbessert.“
Bestellungen ohne Abtippen
Ein Großkunde schickt jede Woche eine Bestellliste für viele Standorte. Daraus werden automatisch Aufträge im Shopsystem, mit Artikeln, Mengen und Lieferadresse.
Am 5. Oktober waren es 64 Bestellungen aus einer Liste, alle korrekt angelegt. Fällt ein Schritt aus, kommt eine Warnung, statt dass still etwas fehlt.
Lager-Alarm, bevor das Regal leer ist
Jeden Mittag um 12 Uhr wird jeder Artikel gegen seinen Mindestbestand geprüft, 428 Artikel. Was knapp wird, meldet sich.
„Wir werden jetzt rechtzeitig gewarnt, weil kritische Lagerbestände rechtzeitig aufploppen und wir nicht mehr auf Null gehen. Und das wiederum erspart uns Umsatzverluste, weil Kunden nicht mehr vor leeren Regalen stehen.“
„Ich bin zu hundert Prozent zufrieden. Ich fühl mich bestens aufgehoben.“
Was das für Verwaltungen heißt
Dieselbe Arbeit gibt es in jeder Verwaltung, nur unter anderen Namen:
- Zahlungserinnerungen entsprechen den Hausgeld-Rückständen: offene Einheiten erkennen, einen Erinnerungsentwurf bereitlegen, Versand nach Ihrer Freigabe.
- Die Bestellliste entspricht dem Posteingang: Aus einer Mail oder Liste wird ein Vorgang mit den richtigen Angaben.
- Der Lager-Alarm entspricht den Fristen und Prüfpflichten: Was fällig wird, meldet sich vor dem Stichtag.
Bei Verwaltungen messen wir vorher in der Messwoche, was Schadensmeldungen Ihr Team heute kosten.
Ausblick
Wie es bei Wheyster.de weitergeht
Die Abläufe laufen im Betrieb weiter und werden gepflegt. Was sich im Alltag wiederholt, ist der nächste Kandidat.
„Ich glaube, dass wir das auf jeden Fall auf ein neues Level heben können, und denke, dass ich immer mehr davon profitieren werde.“
Was läuft bei Ihnen noch von Hand?
Wir starten mit Ihren Schadensmeldungen. In der Messwoche messen wir eine Woche lang, wie sie heute bei Ihnen laufen. Vorab legen wir schriftlich fest, wie wir rechnen und welche Schwelle gilt. Den Bericht bekommen Sie mit allen Einzelwerten, sodass Sie jede Zahl nachprüfen können. Liegt Ihr Wert unter der Schwelle, zahlen wir die 1.500 € netto zurück.