Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge zwischen Apex Automate, Joshua-Komi Müller, Achtern Born 85, 22549 Hamburg („Apex“, „wir“) und dem Kunden über den Erledigungs-Check, den Erledigungs-Pilot und den Erledigungs-Betrieb sowie damit verbundene Beratung.

(2) Unsere Leistungen richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verträge mit Verbrauchern schließen wir nicht.

(3) Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn wir ihnen ausdrücklich in Textform zustimmen. Das gilt auch, wenn wir in Kenntnis solcher Bedingungen leisten.

§ 2 Vertragsschluss und Rangfolge

(1) Grundlage jedes Auftrags ist unser Angebot in Textform. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde das Angebot unterschreibt oder in Textform annimmt.

(2) Bei Widersprüchen gilt diese Rangfolge: erstens der unterschriebene Vertrag bzw. das angenommene Angebot, zweitens das vom Kunden freigegebene Pflichtenheft, drittens der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, zuletzt diese AGB.

(3) Aussagen auf unserer Website, in Präsentationen oder Vorführungen beschreiben unsere Arbeitsweise. Vertraglich geschuldet ist nur, was im Angebot und im Pflichtenheft steht.

§ 3 Leistungen

(1) Erledigungs-Check: Wir erfassen und messen, wie viele Vorgänge in der Verwaltung des Kunden anfallen und wie viel Zeit sie binden, führen unseren Ansatz an echten Fällen vor und liefern eine Auswertung mit Empfehlung, ob sich ein Pilot lohnt. Ob und in welcher Frist die Vergütung des Checks auf einen Pilot angerechnet wird, regelt das Angebot.

(2) Erledigungs-Pilot: Wir bauen einen im Pflichtenheft beschriebenen Baustein und nehmen ihn in Betrieb. Wir messen vorher und nachher, wie viel Arbeit der Baustein übernimmt. Ein Pilot wird nur zusammen mit dem Erledigungs-Betrieb beauftragt.

(3) Erledigungs-Betrieb: Ab dem Go-Live betreiben und überwachen wir den Baustein, berichten monatlich über die gemessene Erledigungsquote und nehmen Anpassungen im Umfang des Angebots vor. Nicht genutzte Anpassungsstunden verfallen am Monatsende.

(4) Umfang, Zeitplan und Abnahmekriterien ergeben sich im Einzelnen aus dem Angebot und dem Pflichtenheft. Wir dürfen geeignete Unterauftragnehmer einsetzen; für sie stehen wir wie für eigenes Handeln ein.

§ 4 Pflichtenheft und Änderungen

(1) Vor jedem Bau erstellen wir ein Pflichtenheft. Es beschreibt den Baustein, die angebundenen Systeme, die Abnahmekriterien und die Mitwirkung des Kunden. Es wird Vertragsbestandteil, sobald der Kunde es in Textform freigibt. Mit dem Bau beginnen wir erst danach.

(2) Wünsche außerhalb des Pflichtenhefts halten wir schriftlich fest, bewerten Aufwand, Preis und Folgen für den Zeitplan und setzen sie erst nach Freigabe des Kunden in Textform um.

§ 5 Mitwirkung des Kunden

(1) Der Kunde benennt eine verantwortliche Person, die Entscheidungen treffen und Freigaben erteilen darf. Er stellt rechtzeitig die vereinbarten Zugänge, Daten, Dokumente und Ansprechpartner bereit und beantwortet Rückfragen in angemessener Frist.

(2) Der Kunde stellt sicher, dass er die Daten, die er uns überlässt, für den vereinbarten Zweck verarbeiten lassen darf.

(3) Kommt der Kunde einer Mitwirkung nicht oder verspätet nach, verschieben sich die betroffenen Termine um die Dauer der Verzögerung zuzüglich einer angemessenen Anlaufzeit. Dadurch entstehenden Mehraufwand dürfen wir nach den Sätzen des Angebots berechnen. Weitere gesetzliche Rechte (§§ 642, 643 BGB) bleiben unberührt.

§ 6 Termine

Zeitangaben im Angebot sind Planwerte. Verbindlich ist ein Termin nur, wenn er in Textform ausdrücklich als verbindlich vereinbart ist. Ereignisse, die wir nicht zu vertreten haben, insbesondere Ausfälle oder Änderungen bei Drittanbietern, verlängern Fristen angemessen.

§ 7 Abnahme und Go-Live

(1) Sobald der Baustein die Abnahmekriterien des Pflichtenhefts erfüllt, zeigen wir dem Kunden die Bereitstellung in Textform an. Der Kunde prüft innerhalb von zehn Werktagen und erklärt die Abnahme in Textform.

(2) Die Abnahme darf nur wegen eines wesentlichen Mangels verweigert werden. Ein Mangel ist wesentlich, wenn ein im Pflichtenheft festgelegtes Abnahmekriterium nicht erfüllt ist. Unwesentliche Mängel beheben wir im Rahmen der Nacherfüllung.

(3) Der Baustein gilt als abgenommen, wenn der Kunde nicht innerhalb von zehn Werktagen nach der Anzeige mindestens einen wesentlichen Mangel in Textform beschreibt. Auf diese Folge weisen wir in der Anzeige ausdrücklich hin.

(4) Go-Live ist der Tag der Abnahme. Wir halten ihn mit Datum in Textform fest. Mit dem Go-Live beginnt der Erledigungs-Betrieb, und die an die Abnahme geknüpfte Vergütung wird fällig.

(5) Der Erledigungs-Check ist eine Beratungs- und Messleistung. Er ist mit der Übergabe der Auswertung erbracht.

§ 8 Laufzeit und Kündigung des Betriebs

(1) Der Erledigungs-Betrieb beginnt mit dem Go-Live. Er hat eine Mindestlaufzeit von sechs Monaten, soweit das Angebot nichts anderes bestimmt, und verlängert sich danach jeweils um einen Monat. Er kann mit einer Frist von 30 Tagen zum Ende der Mindestlaufzeit oder eines Verlängerungsmonats gekündigt werden.

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Kündigungen bedürfen der Textform.

(3) Bei Vertragsende übergeben wir dem Kunden auf Wunsch seine Daten und die für ihn erstellten Arbeitsergebnisse in einem gängigen Format und löschen seine Daten nach den Regeln des Vertrags zur Auftragsverarbeitung.

§ 9 Vergütung und Zahlung

(1) Es gilt die Vergütung laut Angebot. Alle Beträge verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Soweit das Angebot nichts anderes regelt, werden beim Check die Vergütung mit Auftrag, beim Pilot die Hälfte mit Auftrag und die Hälfte mit der Abnahme und beim Betrieb die monatliche Pauschale jeweils im Voraus fällig. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug zu zahlen. Mit der Arbeit beginnen wir nach Eingang der ersten Zahlung.

(3) Verbrauchskosten wie Server, Speicher und Aufrufe von KI-Modellen laufen über Konten auf den Namen des Kunden und werden vom Kunden unmittelbar getragen. Legen wir solche Kosten im Einzelfall vor, berechnen wir sie ohne Aufschlag weiter.

(4) Gerät der Kunde mit einer Zahlung in Verzug, dürfen wir nach Mahnung und Fristsetzung weitere Leistungen bis zum Ausgleich zurückhalten.

§ 10 Was wir zusagen und was nicht

(1) Wir schulden die im Angebot und Pflichtenheft beschriebenen Leistungen. Einen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg, etwa eine Zeitersparnis, Erledigungsquote oder Kostensenkung in bestimmter Höhe, schulden wir nur, wenn er im Vertrag ausdrücklich als zugesicherte Eigenschaft bezeichnet ist. Gemessene Werte aus Check und Pilot sind Messergebnisse, keine Garantie.

(2) Die Bausteine nutzen KI-Modelle. Deren Ausgaben können im Einzelfall unvollständig oder fehlerhaft sein. Wo das Pflichtenheft eine Freigabe durch Mitarbeitende des Kunden vorsieht, bleibt die Entscheidung beim Kunden. Rechtliche, steuerliche oder kaufmännische Prüfungen im Einzelfall ersetzen die Bausteine nicht.

§ 11 Mängel

(1) Bei Mängeln leisten wir zunächst nach unserer Wahl Nacherfüllung durch Beseitigung oder Neuherstellung. Schlägt die Nacherfüllung zweimal fehl, kann der Kunde nach den gesetzlichen Vorschriften mindern oder vom betroffenen Teil des Vertrags zurücktreten.

(2) Der Kunde meldet Mängel in Textform mit einer nachvollziehbaren Beschreibung. Mängelansprüche verjähren in zwölf Monaten ab Abnahme. Das gilt nicht bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Arglist und bei Schäden an Leben, Körper oder Gesundheit.

(3) Während des Erledigungs-Betriebs beheben wir Störungen im Rahmen des Betriebs.

§ 12 Haftung

(1) Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und soweit wir eine Garantie übernommen haben.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haften wir nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, also solcher Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen. Die Beschränkungen gelten auch für unsere Mitarbeitenden und Unterauftragnehmer. Für den Verlust von Daten haften wir nur in Höhe des Aufwands, der bei regelmäßiger Datensicherung durch den Kunden zur Wiederherstellung nötig gewesen wäre.

§ 13 Rechte an den Arbeitsergebnissen

(1) Die Daten des Kunden bleiben sein Eigentum. Wir nutzen sie nur zur Erfüllung des Vertrags.

(2) Mit vollständiger Zahlung erhält der Kunde an den für ihn erstellten Arbeitsergebnissen, insbesondere Abläufen, Konfigurationen und Anweisungen, ein einfaches, zeitlich unbeschränktes Recht, sie für eigene Geschäftszwecke zu nutzen und durch Dritte betreiben zu lassen.

(3) Werkzeuge, Vorlagen, Programmteile und Wissen, die wir unabhängig vom Auftrag entwickelt haben oder allgemein einsetzen, bleiben bei uns. Soweit sie in den Arbeitsergebnissen enthalten sind, darf der Kunde sie im Rahmen von Absatz 2 mitnutzen.

§ 14 Drittanbieter

(1) Die Bausteine binden Dienste Dritter an, etwa KI-Modelle, Hosting, E-Mail und die Verwaltungssoftware des Kunden. Für deren Verfügbarkeit, Preise und Bedingungen sind die jeweiligen Anbieter verantwortlich. Welche Dienste eingesetzt werden, steht im Pflichtenheft.

(2) Ändert ein Drittanbieter seine Schnittstelle, Preise oder Bedingungen und erfordert das Anpassungen, nehmen wir sie im Rahmen des Erledigungs-Betriebs vor. Übersteigt der Aufwand den vereinbarten Rahmen, gilt § 4 Abs. 2.

§ 15 Vertraulichkeit und Datenschutz

(1) Beide Seiten behandeln vertrauliche Informationen der anderen Seite vertraulich und nutzen sie nur für den Vertrag. Diese Pflicht gilt zwei Jahre über das Vertragsende hinaus.

(2) Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeiten, schließen die Parteien vor Beginn der Verarbeitung einen gesonderten Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

§ 16 Referenzen

Wir nennen den Kunden, sein Logo oder Ergebnisse aus seinem Projekt nur mit seiner Zustimmung in Textform. Eine erteilte Zustimmung kann für die Zukunft widerrufen werden.

§ 17 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus dem Vertrag ist Hamburg, soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

(3) Erklärungen bedürfen der Textform (§ 126b BGB), E-Mail genügt.

(4) Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.

Kontakt

Apex Automate, Joshua-Komi Müller, Achtern Born 85, 22549 Hamburg
E-Mail: info@apexautomate.de
Telefon: +49 174 5470224