Schadensmeldungen erledigt bis zum Handwerkertermin. Wir betreiben es, Ihr Team gibt frei.
Im Pilot richten wir die ganze Kette für Sie ein: Meldung aufnehmen, Handwerker aus Ihrer Liste anfragen, bei Absage oder Schweigen den nächsten, Termin mit dem Mieter, Mieter informieren, erledigt mit Foto. Danach betreiben wir sie neben Ihrem Verwalterprogramm.
Sie wählen einen Termin. Fürs Erstgespräch ist keine Vorbereitung nötig.
- Meldung per Mail, mit Foto
- Ticket angelegt, Mieterin informiert
- Handwerker A angefragt, nach Ihrer Freigabe
- Keine Antwort: Handwerker B bestätigt Do 10 Uhr
- Erledigt gemeldet, mit Foto
Wir bauen auf Ihrer Aufnahme auf. Unser Kern ist die Kette danach.
Aufnahme über Ihre Kanäle
Nimmt Ihr Mieterportal oder Ihre Telefon-KI Meldungen schon auf, bauen wir darauf auf. Sonst richten wir die Aufnahme im Pilot mit ein. Im Pilot binden wir die Wege an, über die Ihre Mieter heute melden, zuerst Mail und Telefon, WhatsApp auf Wunsch. Jede Meldung wird mit Ort und Dringlichkeit erfasst, Fotos kommen per Mail oder WhatsApp. Bietet Ihr Programm eine Schnittstelle, legen wir dort das Ticket an, sonst bekommt Ihr Team die fertige Meldung per Mail. Automatische Nachrichten sind als solche gekennzeichnet. Am Telefon sagt der Assistent gleich zu Beginn, dass er ein KI-Assistent ist.
Nachrücken bei Absage oder Schweigen
Im Pilot richten wir es so ein: Wir schlagen einen Betrieb aus Ihrer Liste vor, Ihr Team gibt per Klick frei. Sagt er ab oder meldet sich nicht innerhalb der Frist, fragen wir nach Ihrer Regel den nächsten an.
Kein Auftrag ohne Freigabe
Aufträge an Handwerker gehen nur nach Klick Ihres Teams oder nach Ihrer schriftlichen Regel raus. Statusnachrichten an Mieter laufen nach den Vorlagen, die Sie vorab freigegeben haben. Später im Betrieb möglich: Aufträge je Gewerk bis zu einem festen Betrag ohne Einzelklick, wenn Ihre Verwaltung das schriftlich festlegt und Ihre Befugnis es deckt.
So läuft ein Wasserschaden nach dem Pilot. Beispiel mit erfundenen Daten.
Meldung rein, Ticket angelegt.
Die Mieterin meldet per Mail, mit Foto. Wir legen das Ticket mit Ort und Dringlichkeit an, in Ihrem Programm, wenn es eine Schnittstelle hat, sonst als fertige Meldung an Ihr Team. Die Mieterin bekommt den Eingang bestätigt. Notfälle leitet Ihr Telefonanbieter direkt an die Bereitschaft.
| Feld | Inhalt | Status |
|---|---|---|
| Ort | Bad, WE 4, 2. OG | ok |
| Foto | ein Bild von der Mieterin | ok |
| Dringlichkeit | heute, kein Notfall | ok |
Bei Schweigen rückt der nächste nach.
Handwerker A aus Ihrer Liste wird nach Ihrer Freigabe angefragt. Antwortet er nicht innerhalb der Frist, fragen wir nach Ihrer Regel Handwerker B. Wir messen, wie schnell jeder Betrieb antwortet.
| Betrieb | Antwort | Status |
|---|---|---|
| Sanitär A | keine Antwort nach Frist | fehlt |
| Sanitär B | bestätigt: Do 10 Uhr | ok |
Termin mit dem Mieter, Erinnerung am Vortag.
Wir stimmen den Zugang mit der Mieterin ab, erinnern am Vortag und halten sie auf dem Laufenden. Die Mieterin bekommt jeden neuen Stand als Nachricht. Die Frage „Wann kommt jemand?“ muss Ihr Team dann seltener beantworten.
Erledigt mit Foto, Bericht jeden Monat.
Der Handwerker meldet „erledigt“ mit Foto, das Ticket wird geschlossen. Jeden Monat bekommen Sie einen Bericht über erledigte Vorgänge, Nachrücken und die Minuten Ihres Teams je Meldung, verglichen mit der Messwoche.
| Schritt | Grundlage | Status |
|---|---|---|
| Rechnung gegen Auftrag und Rahmen prüfen | Auftragsnummer und Betragsrahmen | geplant |
| Selbst beauftragen je Gewerk und Betrag | schriftliche Regel Ihrer Verwaltung, von Ihrer Befugnis gedeckt | geplant |
| Feld | Inhalt | Status |
|---|---|---|
| Ort | Bad, WE 4, 2. OG | ok |
| Foto | ein Bild von der Mieterin | ok |
| Dringlichkeit | heute, kein Notfall | ok |
| Betrieb | Antwort | Status |
|---|---|---|
| Sanitär A | keine Antwort nach Frist | fehlt |
| Sanitär B | bestätigt: Do 10 Uhr | ok |
| Schritt | Grundlage | Status |
|---|---|---|
| Rechnung gegen Auftrag und Rahmen prüfen | Auftragsnummer und Betragsrahmen | geplant |
| Selbst beauftragen je Gewerk und Betrag | schriftliche Regel Ihrer Verwaltung, von Ihrer Befugnis gedeckt | geplant |
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